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Privacy Policy

1. Introduction

Miacleo (également appelée « nous ») comprend et respecte l’importance des renseignements personnels que nous recueillons lorsque vous visitez ou utilisez notre site internet, effectuer une demande de renseignements, ou consultez un de nos professionnels en fertilité.

Notre avis relatif à la protection des renseignements personnels (l’« avis ») explique comment nous recueillons, utilisons, conservons, et communiquons (« traitement » et toutes les formes du verbe « traiter ») les renseignements qui vous concernent et qui permettent, directement ou indirectement, de vous identifier (« renseignements personnels »). Le présent avis décrit également vos droits à la protection de vos renseignements personnels et la façon de les exercer.

2. Exigences relatives à l’avis

2.1 Responsabilité : Qui est responsable de mes renseignements personnels?

Miacleo est responsable des renseignements personnels que nous traitons. Nous avons nommé la coordonnatrice du service à la clientèle comme responsable de la protection de la vie privée (le « RPVP ») pour superviser notre conformité à la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels. Nous vous invitons à communiquer avec cette personne pour toute question concernant notre traitement de vos renseignements personnels à : RPVP 2102 avenue Victoria Greenfield Park, QC J4V 1M9 Canada (450) 305-6355 info@miacleo.com

2.2. Quels renseignements personnels traitons-nous?

Miacleo traite les renseignements personnels suivants :

Y compris votre nom, adresse physique et numérique, numéro de téléphone, date de naissance, et état civil.

Y compris votre compte bancaire et les autres renseignements nécessaires au traitement des paiements et à la prévention de la fraude, y compris les numéros de carte de crédit/débit, les numéros de code de sécurité et d’autres renseignements de facturation connexes.
Y compris les mots de passe pour accéder à nos portails ou services protégés par mot de passe, vos préférences pour ce qui est de recevoir des renseignements marketing de notre part, vos préférences de communication et des renseignements sur la façon dont vous utilisez nos sites Web, y compris les services que vous avez consultés ou qui ont fait l’objet d’une recherche de votre part, les temps de réponse des pages, les erreurs de téléchargement, la durée des visites de certaines pages et les renseignements sur les interactions (comme le défilement, les clics et les survols du curseur). Pour en savoir plus sur notre utilisation de témoins ou de technologies similaires, veuillez consulter notre politique sur la bannière des témoins.

Y compris les renseignements recueillis lors de vos visites sur notre site Web, le module Docusign utilisé pour les consentements électroniques, l’adresse IP (Internet Protocol), les données de connexion, le type et la version du navigateur, le type d’appareil, le réglage du fuseau horaire, les types et versions du module externe de navigation, ainsi que les systèmes et la plateforme d’exploitation.

Les détails de vos visites dans nos locaux.

Tout renseignement contenu dans un cv que vous nous communiquer si vous postulez un emploi à Miacleo.

Votre numéro d’assurance maladie, toute information sur vos anciens parcours en fertilité, toute information contenue dans la déclaration de grossesse, le suivi d’accouchement ou tout autre document que vous partagez avec nous.

Veuillez noter : Si vous nous fournissez des renseignements personnels sur une personne autre que vous-même, vous devez vous assurer qu’elles comprennent comment leurs renseignements seront utilisés et qu’elles vous autorisent à nous les communiquer et à nous permettre, ainsi qu’à nos fournisseurs de services impartis, de les utiliser.

2.3. Pourquoi traitons-nous vos renseignements personnels?

Miacleo traite vos renseignements personnels pour gérer notre clinique et vous fournir nos services en fertilité. Nous traitons uniquement les renseignements nécessaires à ces fins. Si nous sommes tenus de traiter vos renseignements personnels à des fins différentes de celles décrites aux présentes, nous obtiendrons votre consentement avant de le faire, sauf dans les circonstances énoncées à l’article 2.7 du présent avis.

Les fins auxquelles nous traitons les renseignements personnels sont les suivantes

(i) Pour vous inscrire comme patient;

(ii) Pour fournir et administrer nos services ou d’autres services ou solutions, selon vos instructions;

(iii) Pour traiter les paiements, la facturation et le recouvrement;

(iv) Pour recruter et pour traiter les demandes d’emploi, s’il y a lieu.

(i) Pour fournir nos services et répondre à toute question ou préoccupation concernant nos services;

(ii) Pour analyser et améliorer nos services et communications, y compris nos activités sur notre site Internet et pour surveiller le respect de nos politiques et normes;

(iii) Pour gérer l’accès à nos locaux et à des fins de sécurité;

(iv) Pour protéger la sécurité de nos communications et autres systèmes et pour prévenir et détecter les menaces à la sécurité, les fraudes ou d’autres activités criminelles ou malveillantes;

(v) À des fins d’assurance;

(vi) Pour recueillir des renseignements sur vos préférences afin de personnaliser et d’améliorer la qualité de nos communications avec vous;

Notamment pour communiquer le matériel promotionnel que vous avez demandé et duquel vous pouvez vous désabonner en cliquant sur le lien à cet effet ou en suivant les instructions de désabonnement comprises dans chaque courriel;

Comme il est autrement autorisé par la loi.

Miacleo ne vous fournira des renseignements liés au marketing qu’après que vous ayez, lorsque la loi l’exige, choisi de recevoir ces communications et que vous ayez eu la possibilité de vous désabonner à tout moment.

Miacleo n’utilisera pas vos renseignements personnels pour prendre des décisions automatisées affectant ou créant des profils autres que ceux décrits ci-dessus.

Miacleo n’utilisera pas les renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, sauf avec votre consentement, sauf dans les cas suivants :

a) Des raisons juridiques, médicales ou de sécurité rendent impossible l’obtention du consentement;

b) Miacleo est autorisée à le faire ou est tenue de le faire selon les lois applicables

2.4. Comment recueillons-nous vos renseignements personnels?

Les circonstances dans lesquelles Miacleo peut recueillir des renseignements personnels vous concernant comprennent celles qui suivent :

a) Lorsque vous nous demandez conseil ou utilisez l’un de nos services clients en ligne;

b) Lorsque vous communiquez avec nous par téléphone, courriel, Docusign, ou tout autre moyen électronique, ou par écrit, ou lorsque vous nous fournissez directement d’autres renseignements, y compris lors de conversations avec nos employés;

c) Lorsque vous ou votre organisation naviguez, remplissez un formulaire (y compris des renseignements signalant un problème avec le site Internet) ou faites une demande de renseignements ou interagissez autrement sur notre site Web ou d’autres plateformes en ligne, vous fournissez volontairement des renseignements qui pourraient être inclus dans la collecte de renseignements personnels. Selon les circonstances, cela peut inclure des renseignements personnels comme l’adresse postale physique, l’adresse courriel personnelle, le ou les numéros de téléphone et d’autres détails tels que le sexe, l’emploi et d’autres renseignements démographiques;

2.5. Que se passe-t-il si je ne fournis pas mes renseignements personnels?

Lorsque nous devons recueillir des renseignements personnels en vertu de la loi ou afin de traiter vos instructions ou exécuter un contrat que nous avons conclu avec vous et que vous ne fournissez pas ces renseignements personnels lorsqu’on vous les demande, nous pourrions ne pas être en mesure d’exécuter vos instructions ou d’exécuter le contrat que nous avons conclu ou essayons de conclure avec vous. Dans ce cas, nous devrons peut-être annuler le mandat que vous nous avez confié ou le contrat que nous avons conclu avec vous, mais nous vous informerons si tel est le cas à ce moment-là.

2.6. Comment vos renseignements personnels sont-ils traités lors de l'utilisation de notre site Web?

2.6.1 Renseignements recueillis lors de votre utilisation de notre site

Pour garantir que notre site Internet soit optimisé pour une utilisation facile et/ou pour les communications futures, Miacleo ou nos fournisseurs de services peuvent utiliser des témoins pour recueillir des renseignements sur la manière dont vous utilisez le site Internet et le moment où vous l’utilisez. Ces renseignements peuvent inclure votre adresse IP et vos données de localisation, les blogues, l’heure, la date, les préférences linguistiques, le navigateur utilisé, les adresses Web de référence, d’autres données de communication, les recherches effectuées et les pages visitées.

Nos communications de marketing par courriel peuvent contenir un « pixel invisible » unique propre à la campagne qui nous indique si nos courriels sont ouverts et qui, combiné avec une autre technologie, vérifie les clics sur les liens contenus dans les courriels. Nous pouvons utiliser cette information à diverses fins, notamment pour établir lesquels de nos courriels vous intéressent le plus et pour demander aux utilisateurs qui n’ouvrent pas nos courriels s’ils souhaitent continuer de les recevoir. Le pixel sera supprimé lorsque vous supprimerez le courriel. Si vous ne souhaitez pas que le pixel soit téléchargé sur votre appareil, par courriel vous pouvez choisir de ne pas télécharger d’images à partir de Miacleo.

Vous pouvez également choisir de ne pas cliquer sur les communications de marketing par courriel que nous vous envoyons. Cette information peut être liée à votre identité personnelle.

2.6.2 Widgets de médias sociaux

Le site Internet de Miacleo peut inclure des widgets, comme le bouton « Partager » ou des mini-programmes interactifs qui s’exécutent sur notre site Internet. Ces fonctionnalités peuvent recueillir votre adresse IP et les pages que vous visitez sur notre site Internet, et elles peuvent créer un témoin pour leur permettre de fonctionner correctement. Les fonctionnalités et widgets de médias sociaux sont soit hébergés par un tiers, soit hébergés directement sur notre site Internet. Vos interactions avec ces fonctionnalités sont régies par la politique de confidentialité de l’entreprise qui fournit ce service.

2.6.3 Liens vers d’autres sites internet

Le site Internet de Miacleo contient des liens vers d’autres sites Internet, dont les pratiques de confidentialité peuvent différer des nôtres. Si vous transmettez des renseignements personnels à l’un de ces sites Internet, vos renseignements sont régis par les politiques de protection des renseignements personnels de ces sites Internet et nous n’acceptons aucune responsabilité ni obligation à l’égard des sites de tiers. Veuillez vérifier les politiques de confidentialité publiées sur les sites de tiers auxquels vous pouvez accéder à partir de notre site Internet avant de leur soumettre des renseignements personnels.

2.7 Partageons-nous vos renseignements personnels?

Pour Miacleo partage vos renseignements personnels uniquement dans les cas suivants et avec les destinataires suivants :

qui en ont besoin pour effectuer leur travail;

que nous engageons pour traiter les renseignements personnels à l’une des fins énumérées ci-dessus en notre nom et conformément à nos instructions uniquement;

chargées de l’application de la loi, des organismes de réglementation, des représentants gouvernementaux, des avocats ou d’autres parties, lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour établir, faire valoir ou contester une réclamation fondée en droit, ou aux fins d’un processus confidentiel de règlement extrajudiciaire des différends;

au sens de la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels – auquel cas nous pouvons communiquer vos renseignements personnels au vendeur ou à l’acheteur éventuel de cette entreprise ou de ces actifs à qui nous cédons nos droits et obligations ou en faveur de qui nous en effectuons la novation.

Veuillez noter : Il se peut que Miacleo, ses fournisseurs de services tiers et d’autres tiers auxquels nous communiquons des renseignements aux termes de l’avis exercent des activités à l’extérieur du Québec.

Les renseignements personnels qui sont traités à l’extérieure du Québec peuvent être assujettis aux lois étrangères (p. ex., lorsqu’un fournisseur de services tiers exerce des activités à l’échelle internationale). Par conséquent, il se peut que des renseignements personnels soient communiqués en réponse à des demandes valides d’autorités gouvernementales, de tribunaux ou de responsables de l’application de la loi dans des pays étrangers.

Vous pouvez obtenir des renseignements supplémentaires concernant le traitement de vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec en contactant notre RPVP.

2.8 Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?

Miacleo ne conservera les renseignements personnels que durant la période qui est raisonnablement nécessaire pour satisfaire aux fins auxquelles ils ont été recueillis, y compris afin de satisfaire à toute exigence légale, comptable ou d’information et, au besoin pour faire valoir ou défendre ses droits, jusqu’à la fin de la période de conservation pertinente ou jusqu’à ce que les droits en cause aient été réglés. Comme ces fins varient selon les renseignements personnels en cause, nous vous invitons à communiquer avec notre RPVP pour toute question qui vous concerne.

À l’expiration de la période de conservation applicable, nous détruirons en toute sécurité vos renseignements personnels conformément aux lois et règlements applicables et à notre politique de conservation des documents.

2.9 Comment garantissons-nous l'exactitude de vos renseignements personnels?

Miacleo déploie des efforts raisonnables pour s’assurer que vos renseignements personnels soient conservés de façon telle qu’ils soient aussi exacts, complets et à jour que possible. Nous ne mettons pas régulièrement à jour vos renseignements personnels, à moins que cela ne soit nécessaire. Afin de nous aider à tenir à jour vos renseignements personnels et à en assurer l’exactitude, vous devez nous informer sans délai de tout changement dans les renseignements que vous nous fournissez.

2.10 Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?

Miacleo s’engage à protéger la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de vos renseignements personnels. Nous employons des mesures de sécurité qui sont habituelles dans le secteur de la santé et adaptées à la sensibilité de l’information, y compris des mesures physiques, organisationnelles et technologiques. Parmi ces mesures, mentionnons l’accès restreint aux bureaux, la formation du personnel, la limitation de l’accès à l’information selon le principe du « besoin de savoir », l’utilisation de mots de passe et des politiques et pratiques internes bien définies.

Malheureusement, la transmission de renseignements par Internet n’est pas totalement sécurisée. Bien que nous fassions de notre mieux pour protéger vos renseignements personnels, nous ne pouvons garantir la sécurité des données transmises à notre site Internet. Toute transmission que vous effectuez est à vos risques et périls. Une fois que nous aurons reçu vos renseignements, nous appliquerons nos pratiques de sécurité pour essayer d’empêcher l’accès, l’utilisation et/ou la communication non autorisés.

Miacleo peut stocker et traiter vos renseignements personnels dans nos bureaux de Greenfield Park. Nous utilisons des moyens contractuels et autres pour fournir un niveau de protection comparable pendant que les renseignements sont stockés, manipulés et traités par des fournisseurs de services tiers.

2.11 Quels sont vos droits?

Vous disposez de divers droits concernant notre utilisation de vos renseignements personnels :

Vous avez le droit de demander si nous détenons des renseignements personnels à votre sujet et d’en demander une copie. Pour ce faire, veuillez contacter notre RPVP. Il existe des exceptions à ce droit, de sorte que l’accès peut être refusé si, par exemple, la mise à votre disposition des renseignements révélait des renseignements personnels au sujet d’une autre personne, ou si nous sommes légalement empêchés de communiquer ces renseignements.

Nous voulons que vos renseignements personnels demeurent exacts, à jour et complets. Nous vous encourageons à contacter notre RPVP pour nous faire savoir si vos renseignements personnels sont inexacts ou changent, afin que nous puissions les mettre à jour.

Si vous avez donné votre consentement au traitement de vos renseignements personnels, vous avez le droit de le retirer en tout ou en partie. Pour retirer votre consentement, veuillez suivre les liens de désabonnement dans tout message marketing qui vous est envoyé ou contactez le RPVP aux coordonnées ci-dessus. Une fois que nous aurons reçu la notification que vous avez retiré votre consentement, nous ne traiterons plus vos renseignements aux fins auxquelles vous avez initialement consenti, sauf s’il existe un autre motif légal pour le traitement. Le retrait du consentement à recevoir des communications marketing n’a aucune incidence sur le traitement des renseignements personnels aux fins de la prestation de nos services.

Vous avez le droit de nous demander de cesser de diffuser vos renseignements personnels si la diffusion est contraire à la loi ou à l’ordonnance d’un tribunal.

Vous avez également le droit de demander que nous cessions de diffuser vos renseignements personnels si les conditions suivantes sont réunies :

(i) La diffusion des renseignements vous cause un préjudice grave relativement à votre droit au respect de votre réputation ou de votre vie privée;

(ii) Le préjudice est nettement plus grand que l’intérêt du public à connaître les renseignements ou à l’intérêt du droit de toute personne de s’exprimer librement;

(iii) La cessation de diffusion demandée n’excède pas ce qui est nécessaire pour empêcher la perpétuation du préjudice.

Vous avez le droit de nous demander de désindexer tout hyperlien attaché à votre nom et permettant d’accéder à des renseignements par un moyen technologique si la diffusion est contraire à la loi ou à l’ordonnance d’un tribunal.

Vous avez également le droit de nous demander de désindexer un lien donnant accès à des renseignements lorsque les conditions suivantes sont réunies :

(i) La diffusion des renseignements vous cause un préjudice grave relativement à votre droit au respect de votre réputation ou de votre vie privée;

(ii) Le préjudice est nettement plus grand que l’intérêt du public à connaître les renseignements ou à l’intérêt du droit de toute personne de s’exprimer librement;

(iii) La cessation de diffusion demandée n’excède pas ce qui est nécessaire pour empêcher la perpétuation du préjudice.

Vous avez également le droit de nous demander de réindexer un lien donnant accès à des renseignements lorsque les conditions suivantes sont réunies :

(i) Le fait de ne pas le faire vous cause un préjudice grave relativement à votre droit au respect de votre réputation ou de votre vie privée;

(ii) Le préjudice causé par le défaut de réindexation est plus grand que l’intérêt du public à connaître les renseignements ou l’intérêt du droit de toute personne de s’exprimer librement;

(iii) La réindexation demandée ne dépasse pas ce qui est nécessaire pour empêcher la perpétuation du préjudice.

Vous avez le droit de demander que les renseignements personnels informatisés recueillis auprès de vous vous soient communiqués dans un format technologique couramment utilisé ainsi qu’à toute personne ou entité autorisée par la loi à recueillir ces renseignements. Ce droit ne s’étend pas aux renseignements qui ont été créés ou déduits à partir de vos renseignements personnels et nous ne sommes pas tenus de communiquer ces renseignements si cela soulève de graves difficultés d’ordre pratique.

Si vous pensez que vos droits à la protection de vos renseignements personnels ont pu être violés, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec, ou de demander réparation auprès des tribunaux

Vous pouvez à tout moment exercer l’un des droits ci-dessus en contactant le RPVP.

2.11.2 Accès à l'information

Miacleo répondra généralement à toutes les demandes d’accès dans les 30 jours suivant la réception de tous les renseignements nécessaires. Dans les cas où nous ne sommes pas en mesure de fournir l’accès, ou si nous avons besoin de plus de temps pour répondre à une demande, nous vous aviserons par écrit. Sur le fondement de dispenses prévues par les lois applicables, Miacleo pourrait ne pas être en mesure de communiquer certains types de renseignements. Dans la mesure du possible, nous retrancherons les renseignements qui ne seront pas communiqués et nous vous donnerons accès aux autres renseignements. Si nous ne sommes pas en mesure de vous fournir l’accès aux renseignements personnels ou de vous les communiquer, nous vous fournirons une explication, sous réserve de restrictions. Dans certaines circonstances, comme lorsque la demande est excessive ou non fondée, nous pouvons vous imposer des frais administratifs pour l’accès à vos renseignements personnels. Nous pouvons également facturer des copies supplémentaires. Nous vous informerons des frais éventuels avant de donner suite à une demande.

2.12 Comment résolvons-nous vos préoccupations?

Les rapports, préoccupations, plaintes ou incidents dont nous prenons connaissance et qui mettent en cause une conduite susceptible de contrevenir à l’avis seront traités de manière confidentielle dans la mesure du possible. Toutefois, la communication de certains renseignements peut être nécessaire pour répondre adéquatement aux questions soulevées, faciliter le déroulement de l’enquête et mettre en œuvre des solutions, au besoin.

2.12.1 Processus de signalement des incidents et de recours hiérarchique

Nous prenons au sérieux toute atteinte potentielle ou réelle aux renseignements personnels.

Vous pouvez faire part de vos préoccupations au sujet du traitement de vos renseignements personnels directement à notre RPVP.

Le RPVP fera appel aux paliers de direction appropriés pour l’aider à résoudre le problème.

Nous n’exercerons pas de représailles contre une personne qui, de bonne foi et pour des motifs raisonnables, soulève des questions ou des préoccupations concernant ses renseignements personnels.

3. Rôles et responsabilités

3.1 Unités fonctionnelles et d'infrastructure

Nos unités fonctionnelles qui traitent des renseignements personnels sont responsables de s’assurer que leurs activités sont conformes à l’avis.

3.2 Responsable de la protection de la vie privée de Miacleo

Les responsabilités suivantes incombent au RPVP :

a) Élaborer la stratégie de protection des renseignements personnels de Miacleo;

b) Élaborer et tenir à jour l’avis, les directives qui l’accompagnent et toute autre politique ou procédure relative aux renseignements personnels et s’assurer qu’ils respectent la loi applicable;

c) Servir de liaison officielle avec les commissaires fédéraux et provinciaux.

4. Prise d’effet et modification

L’avis prend effet le 1 mars 2024 et remplace toutes les versions précédentes.

Miacleo se réserve le droit d’interpréter l’avis à sa seule discrétion et d’y apporter les modifications qu’elle juge appropriées de temps à autre sans avoir à donner de préavis.

La législation sur la protection des renseignements personnels continue d’évoluer et, par conséquent, nous pouvons modifier le présent avis à l’occasion, à notre entière discrétion, sans vous en aviser au préalable ni engager notre responsabilité envers vous ou toute autre personne. Le traitement de vos renseignements personnels par nous sera régi par la version du présent avis qui est en vigueur à ce moment-là.